BARRA DE TÍTULO.
   Situada en la parte superior de la ventana, sirve para arrastrarla en el modo de restaurada, dando clic con el botón izquierdo y sin soltar llevarla a la posición deseada.

Icono de programa
   Situado en la parte superior izquierda, sirve para modificar el tamaño de la ventana, al dar un clic sobre él aparece un menú contextual indicando las opciones disponibles.

   Junto al icono del programa se encuentra el nombre de la aplicación Microsoft EXCEL y el nombre del libro activo; en el extremo derecho se encuentran los botones estándar de las ventanas.

BARRA DE MENÚS
   Los menús de EXCEL son 9: Archivo, Edición, Ver, Insertar, Formato, Herramientas, Datos, Ventana y Ayuda; y en pantalla se muestran como en l siguiente figura:

   Si se sitúa el puntero del clic en el extremo izquierdo y se arrastra la barra hasta la nueva posición deseada.

Escoger opciones con el Mouse.
   Se da clic sobre el nombre del menú y se desplegarán las opciones (comandos) disponibles, marcadas en negrita, si no aparecen todas las opciones, se coloca el puntero sobre las dos puntas de flecha que aparecen en la parte inferior del menú.   Para activar alguna opción se da clic sobre el nombre de la misma; si el nombre de la opción tiene una punta de flecha en el extremo derecho se desplegará un submenú de opciones, y si después del nombre están tres puntos suspensivos se necesitará de datos adicionales para ejecutar el comando.

Escoger opciones con el teclado
   Para activar los menús se presiona una vez la tecla Alt, si se arrepiente presione otra vez la misma tecla y se desactivarán los menús. Luego de presionar La tecla puede usar las teclas de dirección para moverse de un menú a otro o para seleccionar algún comando; cuando encuentre la opción deseada presiona Enter.

    Otra manera de desactivar los menús es presionar la tecla Esc una vez.
   Si no se desea usar las teclas de dirección, se presiona Alt y luego la letra subrayada de los menús, después la letra subrayada de la opción deseada.

  Por ejemplo, a continuación se indican las teclas a presionar para activar los menús de EXCEL:
Menú Combinación de teclas
Archivo Alt, a
Edición Alt, e
Ver Alt, v
Insertar Alt, i
Formato Alt, f
Herramientas Alt, h
Datos Alt, t
Ventana Alt, n
Ayuda Alt, ?

   Para insertar una hoja de calculo se presionarían Alt, i, h; porque se debe activar el menú Insertar y la opción Hoja de Calculo.

Agregar y ocultar opciones de los menús
Para modificar el contenido de los menús se siguen los siguientes pasos:
1. se da clic en el menú herramientas, personalizar;
2. clic en la etiqueta comandos
3. se selecciona el menú que se desea modificar en la lista de la izquierda
4. luego se busca el comando deseado en la lista de la derecha
5. se da clic en el nombre y se arrastra hasta el nombre del menú, se desplegará el menú y sin soltar el botón del Mouse se lleva el puntero hasta el lugar donde se desea colocar el comando, una línea negra marcará la posición donde quedará el comando.
   Si aparece un signo + significa que se puede colocar el comando, si aparece un signo x significa que no se puede colocar allí.
 

Menús contextuales
   Son menús que aparecen cuando se da clic con el botón derecho sobre una imagen, un objeto, una barra de herramientas, un gráfico, etc.

BARRAS DE HERRAMIENTAS
  Por lo regular se encuentran debajo de la barra de menús, pero se pueden colocar en otra parte de la pantalla dando clic en el extremo izquierdo de la barra y arrastrando a la nueva posición.

   Como se puede observar en las figuras anteriores, las barras estándar y formato están  en la posición normal, en algunas ocasiones aparecen de forma flotante, es decir, sobre el área de trabajo;  la barra de dibujo aparece por default encima de la barra de estado.

Agregar y ocultar barras
   En el menú ver, barras de herramientas, está la lista de las barras disponibles para EXCEL, para agregar una barra se da clic en el nombre; con esto quedará marcada  en la lista y la barra aparecerá en pantalla.   Para ocultar una barra, se sigue el mismo procedimiento para mostrarla, y al dar clic en el nombre se quitará la marca y desaparecerá de la ventana.

Agregar y eliminar iconos
   Los iconos que tienen las barras de herramientas son los comandos más usados, pero se pueden quitar o agregar iconos según las necesidades del usuario, simplemente se sigue el procedimiento siguiente:
1. se da clic en el menú herramientas, personalizar;
2. clic en la etiqueta comandos
3. se selecciona el menú que se desea modificar en la lista de la izquierda
4. luego se busca el comando deseado en la lista de la derecha
5. se da clic en el nombre y se arrastra hasta la barra de herramientas donde se desea colocar el icono, se suelta el botón y el icono quedará agregado, una línea negra marcará la posición donde quedará el comando.

   Para eliminar iconos se siguen los tres primeros pasos, luego, se da clic en el icono a eliminar y se arrastra hasta la lista de la derecha, se suelta el botón y listo.
 

BARRAS DE DESPLAZAMIENTO
   Sirven para desplazar el documento y poder visualizar todas sus partes, se puede desplazar hacia lo lados, arriba o abajo.

Flechas de desplazamiento horizontal y vertical

Desplazarse con el botón intermedio
   Este botón se encuentra entre las flechas de desplazamiento y va cambando de tamaño según va creciendo el área de trabajo de la hoja de calculo.   Se da clic sobre este botón y se arrastra hasta encontrar la parte buscada, se da clic en alguna celda y se puede proceder a seguir trabajando.

Desplazarse con el teclado
   Se usan las flechas de dirección para desplazarse de una celda a otra, para desplazarse 20 líneas hacia arriba se usa la tecla  Re Pág. y para desplazarse 20 líneas hacia abajo Av. Pág.
   Si se está situado en alguna parte lejana del inicio de la hoja y se necesita regresar se presionan las teclas ctrl. + inicio; si se desea ir a la última celda con datos presiona ctrl. + Fin.
   En el menú edición está el comando Ir A, con el cual se puede desplazarse a cualquier celda deseada. (Alt, E, I)

Etiquetas de hojas
   Se encuentran en la parte inferior de la hoja de calculo y están nombradas como hoja 1, hoja 2 y hoja 3; dependiendo del número de hojas que se abran predeterminadamente.   Para cambiar de una hoja a otra basta con dar clic en la etiqueta.

Renombrar etiquetas
   Se da doble clic en la etiqueta, adquirirá un color negro, se escribe el nombre deseado y se presiona Enter.   También se puede usar el menú emergente dando clic con el botón derecho del Mouse y seleccionar el comando Cambiar Nombre; se escribe el nombre deseado y se presiona enter.
   Si se cambia de nombre a la hoja después de haber establecido formulas donde se usen datos de hojas distintas, las formulas se actualizarán automáticamente.   Por ejemplo, si en la hoja 2 se escribe en la celda A1 la siguiente formula =Hoja1!A1*2 y después el nombre de la hoja 1 cambia a “datos” la formula se actualiza de la siguiente forma =datos! A1*2.
 

Insertar, Mover, eliminar y copiar hojas
   Para insertar una nueva hoja de calculo se usa el menú Insertar, comando Hoja de calculo o con la ayuda del menú contextual de las etiquetas, comando Insertar, se selecciona hoja de calculo y clic en aceptar.

   Para mover la hoja, se da clic en la etiqueta y se arrastra hasta la nueva posición, un indicador negro muestra la nueva ubicación.   Con el menú contextual se selecciona Mover o copiar, luego se selecciona el libro y por último antes o después de que hoja, clic en aceptar.

BARRA DE ESTADO
   Se encuentra en la parte inferior de la ventana, debajo de la barra de herramienta dibujo, en ella hay un indicador de introducción de información en la celda en la parte izquierda, marca “Listo” cuando se terminó de introducir los datos, mientras se escriben los datos aparece el mensaje “Introducir”.

Botones indicadores de grabación, control de cambios, extender selección y sobrescribir.
   Estos botones se activan cuando se usan ciertas funciones como grabar macros, su aspecto es el siguiente:

   El indicador NUM se activa cuando el teclado numérico está activo; si se está grabando una macro aparecerá  el letrero “Grabando” después del indicador de información

FILAS Y COLUMNAS
   La hoja de calculo es una representación de los cuadernos de cuadricula que usamos en la escuela, con la diferencia de que al inicio de una fila está un número y al inicio de una columna se encuentra una letra.

Filas
   Las divisiones horizontales de la hoja de calculo se llaman filas y están identificadas con números, en una hoja de calculo hay 65536 filas, en EXCEL 2000, mientras que en EXCEL 97 había 16384. Una fila puede tener un alto máximo de 409 puntos

Columnas
   Las divisiones verticales de la hoja de calculo se llaman columnas y están identificadas con letras, en una hoja de calculo hay 256 columnas, es decir de la A hasta la IV. Cada columna puede tener un ancho de 255 caracteres.

Celdas
   Al cuadro o rectángulo formado por una columna y una fila se le llama celda, su nombre se forma con la letra de la columna y el número de fila.   La primera celda de la hoja de calculo será A1 y la última será IV65536
  Para ir a la ultima celda, se da clic en el menú Edición, comando Ir A, en el cuadro de dialogo se marca la celda IV65536 y clic en Aceptar. En cada celda se pueden introducir hasta 32000 caracteres.
 

Rangos
   Se le llama rango a un conjunto de celdas consecutivas, a los rangos se les pueden dar nombres para identificarlos, primero se seleccionan las celdas, se da clic en el cuadro de nombres y se escribe el nombre del rango.

Formatos de celdas
   Una vez introducido el dato en la celda o desde antes se puede dar un formato especifico a las celdas para facilitar el manejo de información.

Alineación
   Se puede alinear horizontalmente con los botones de la barra de herramientas Formato, o verticalmente en el menú Formato, Celdas, Alineación.
  Horizontalmente se tienen las opciones Izquierdo, Centrado, Derecho, Justificado.
  Verticalmente se tienen las opciones Superior, Centrado, Inferior.
  También se puede alinear de acuerdo a un cierto grado de inclinación de –90° a 90°, ajustar el texto al tamaño de la celda
 

BARRA DE FORMULAS
Cuadro de nombres

Barra de formulas